Har du overvejet om du træffer beslutninger på den rigtige måde? Har du overvejet hvilke konsekvenser det har, når du ikke træffer beslutninger på den rigtige måde? I denne artikel vil jeg fortælle lidt omkring hvordan jeg træffer beslutninger og hvordan jeg hjælper andre med at sætte dette i system.
Proaktiv vs reaktiv
Når du træffer beslutninger, har du så nogensinde stoppet op og tænkt over om du træffer bevidste beslutninger, der driver din virksomhed fremad eller du træffer beslutninger fordi du er tvunget til det?
Hvis du føler at du har masser af tid til at træffe gode beslutninger, som driver din forretning fremad – så har du nok et proaktivt miljø.
Hvis du nogle gange føler at du altid laver brandslukning og træffer beslutninger fordi noget er akut og vigtigt på samme tid, så arbejder du nok i et reaktivt miljø. Reaktive miljøer dræner krativitet og hjælper ikke til at skubbe din virksomhed fremad.
Når man er reaktiv betyder det ofte at der er andre som træffer beslutninger for dig, dette kan være kollegaer, kunder, leverandører, opgaver, projekter eller økonomi. Dette er meget frustrerende, fordi du ikke længere har kontrol over dine egne beslutninger.
De typiske reaktioner man hører, når man er reaktiv er at man ikke har tid til at ændre sig, fordi man har for travlt med at slukke brande. Hamsterhjulet kører bare rundt og rundt.
Eisenhowers Beslutningsmatrice
Et af de simpleste værktøjer jeg har mødt og et værktøj vi ser os selv benytte igen og igen er Eisenhowers beslutningsmatrice (navngivet efter den tidligere amerikanske præsident). Grunden til at vi bruger denne model igen og igen er forden en simpel. Den er så simpel at alle kan forholde sig til den, det betyder at alle i virksomheden kan referere tilbage til den og sammen med kollegaerne har man nu en fælles referenceramme for at træffe beslutninger. Dette i sig selv er en god start for at bevæge sig fremad.
Det bedste sted at være i matricen er når du har vigtige opgaver, men de er ikke akutte. Det er her du er proaktiv, hvor du har tid til at planlægge din tid, således de vigtige opgaver ikke bliver presserende og glider over og bliver til akutte opgaver (så er du ikke længere i kontrol og dermed reaktiv).
Når man er reaktiv er man i “Vigtig” og “Akut”, det betyde at man slukker brande og at kunder, kollegaer, projekter eller økonomi træffer beslutninger for en. Du er altid på hælene og kæmper for at komme foran igen. Mange gange sker dette fordi du er for overoptimistisk med din tid og fylder for mange opgaver ind i din hverdag, når du så ikke når dem så akkumulerer du opgaver som med tiden bliver akutte. At være reaktiv i “Ikke akut” og “vigtigt” handler i høj grad om at styre sin tid.
Hvordan bruger man den så?
Det store spørgsmål er nu, hvordan kommer man i gang med at bruge den? Vi anbefaler at man printer den ud og hænger den op sammen med ens kollegaer eller bare for sig selv. Når man så står i en situation, hvor man slukker brande, så peger man på det røde felt og spørger sig selv og sine kollegaer om, hvordan man nåede til “Gør” og at være reaktiv.
Når man bruger denne matrice aktivt er det alle teams i virksomheden som drager nytte af den. Sælgerne eller konsulenterne som udskyder at ringe tilbage til en kunde eller udviklerne som udskyder test af systemet til sidste sekund.
Første skridt er at takle “Planlæg” delen og så lade brandslukningen løbe ud i sandet. I en perfekt verden var der aldrig brandslukning, men i virkeligheden er der nogle gange brande, der skal slukkes og det har man så plads til. Ved at takle planlægningsdelen eliminerer man til en vis grad “Gør” delen og det er så kun i specielle situationer man havner med brandslukning. Så er man allerede langt.
De sidste to kvadranter “Deleger” og “Eliminer” er vigtige fordi, det er ikke noget som skal ind i kalenderen. Det er opgaver eller projekter du kan overdrage ansvaret for til andre (så kommer det i deres “Planlæg”) eller det er noget du helt kan fjerne af opgaver, enten fordi de ikke er dit ansvarsområde eller fordi meget af det måske var overspringshandlinger eller ikke vigtige for virksomheden (fx. øge gratis support til kunder, betalt support er en anden snak).