Afklar opgaven før I vælger leverandør

Mange virksomheder starter leverandørvalget med at undersøge markedet, indhente tilbud eller tale med anbefalede softwarehuse.

Det kan være fornuftigt, men det bør sjældent være første skridt. Før man vælger leverandør, skal man være tydelig på, hvad leverandøren faktisk skal tage ansvar for.

Teknologi er sjældent den største risiko

Når man vælger softwareleverandør, fylder teknologi ofte meget. Hvilket framework bruger de? Hvilken platform anbefaler de? Kan løsningen integreres med eksisterende systemer?

Det er relevante spørgsmål. Men de er ikke nok. En leverandør kan være teknisk dygtig og stadig være forkert til opgaven, hvis samarbejdsformen, ansvaret eller forståelsen af forretningen ikke passer.

Afklar hvad der skal leveres

Før leverandøren vælges, bør I skelne mellem tre forskellige behov:

  • Skal leverandøren hjælpe jer med at forstå muligheder og risici?
  • Skal leverandøren udvikle den løsning, I allerede har besluttet jer for?
  • Skal leverandøren tage ansvar for styring, koordinering og gennemførelse?

De tre behov bliver ofte blandet sammen. Det skaber uklarhed i både tilbud, pris, ansvar og forventninger.

Mange leverandører kan bygge løsningen. Færre kan tage ansvar for, at projektet lykkes.

Kompetence er vigtig, men ansvar er mindst lige så vigtigt. En god leverandør bør kunne forklare, hvad de tager ansvar for — og hvad de ikke tager ansvar for.

Det gælder især ved projekter, hvor der er mange interessenter, eksisterende systemer, uklare arbejdsgange eller høj forretningsmæssig risiko.

Spørg blandt andet:

  • Hvilket ansvar ligger hos leverandøren?
  • Hvilket ansvar ligger hos jer selv?
  • Hvordan håndteres ændringer undervejs?
  • Hvordan sikres dokumentation og viden om løsningen?
  • Hvad sker der, hvis projektet bliver mere komplekst end forventet?

Et billigt tilbud kan være dyrt

Den laveste pris er ikke nødvendigvis den laveste omkostning.

Pris er naturligvis relevant. Men et softwareprojekt bliver sjældent dyrt på grund af timeprisen alene.

Det bliver dyrt, når scope er uklart, beslutninger udskydes, ansvar falder mellem stole, eller løsningen bygges på antagelser, som aldrig er blevet testet.

Hvis I ikke er klar til at vælge

Mange virksomheder opdager under leverandørvalget, at de endnu ikke har et fælles billede af problemet. De er ikke uenige om leverandøren.

De er uenige om:

  • hvilket problem der skal løses
  • hvilke arbejdsgange der skal ændres
  • hvilke risici der er vigtigst
  • hvad success egentlig betyder

I den situation giver flere tilbud sjældent mere klarhed.

Det næste skridt er ofte at afklare antagelser, undersøge situationen nærmere og skabe et fælles beslutningsgrundlag, før leverandører sammenlignes.

Hvornår er I klar til at vælge?

I er typisk klar til at vælge softwareleverandør, når I kan svare tydeligt på:

  • Hvilket problem skal løses?
  • Hvilke arbejdsgange påvirkes?
  • Hvilke systemer og data er involveret?
  • Hvem træffer beslutninger undervejs?
  • Hvad er konsekvensen, hvis løsningen bliver forkert?
  • Hvilket ansvar skal leverandøren faktisk have?

Hvis svarene stadig er uklare, er næste skridt sjældent at vælge leverandør. Næste skridt er at skabe beslutningsklarhed.

Kort opsummeret

En god softwareleverandør er ikke nødvendigvis den, der lover mest, viser den flotteste demo eller giver den laveste pris.

En god leverandør vælges ikke på baggrund af den bedste præsentation, men på baggrund af den bedste forståelse af opgaven. Derfor bør leverandørvalget starte med afklaring af ansvar, risiko og mål – før I sammenligner tilbud.