Det vigtigste valg er ikke systemet

En af de mest almindelige fejl i digitale projekter er, at virksomheden begynder med at kigge på systemer, produkter eller leverandører, før den har afklaret, hvilket problem der egentlig skal løses.

Det betyder ofte, at man sammenligner løsninger på funktioner i stedet for at sammenligne dem på deres evne til at løse virksomhedens reelle behov.

Forstå arbejdsgangene først

En IT-løsning bør understøtte virksomhedens arbejdsgange – ikke omvendt.

Derfor er det vigtigt at forstå, hvordan medarbejderne arbejder i dag, hvor flaskehalsene opstår, og hvilke processer der skaber mest værdi.

Mange problemer skyldes ikke manglende software, men uklare processer eller uhensigtsmæssige arbejdsgange.

Definér succeskriterierne

Før forskellige løsninger vurderes, bør virksomheden være enig om, hvordan succes ser ud.

Det kan eksempelvis være:

  • Mindre manuelt arbejde.
  • Bedre datakvalitet.
  • Hurtigere sagsbehandling.
  • Færre fejl.
  • Bedre overblik for ledelsen.
  • Nem integration med eksisterende systemer.

Undgå at forelske dig i teknologien

Nye teknologier, kunstig intelligens og moderne platforme kan være spændende. Men teknologien bør aldrig være målet i sig selv.

Den bedste løsning er ofte den, der skaber mest værdi med mindst mulig kompleksitet.

Vurder konsekvenserne

En IT-løsning påvirker ofte langt mere end den afdeling, der har ønsket løsningen.

Derfor bør man blandt andet overveje:

  • Hvordan påvirkes eksisterende systemer?
  • Skal medarbejdere ændre arbejdsgange?
  • Er der behov for integrationer?
  • Hvordan vedligeholdes løsningen på længere sigt?
  • Kan virksomheden skifte leverandør senere?

Sammenlign løsninger – ikke leverandører

Mange virksomheder springer direkte til at sammenligne leverandører.

Men leverandørvalget bør først ske, når virksomheden har besluttet, hvilken type løsning der bedst matcher behovet.

Ellers risikerer man, at leverandørens foretrukne teknologi bliver den løsning, der vælges.

Fra

  • Vi har mange ønsker og ideer
  • Vi sammenligner funktioner
  • Vi får modstridende anbefalinger
  • Vi er usikre på konsekvenserne

Til

  • Vi har et klart problem
  • Vi kender de vigtigste arbejdsgange
  • Vi ved, hvordan succes måles
  • Vi er klar til at vælge en løsning

Hvornår er I klar?

I er typisk klar til at vælge en IT-løsning, når I kan svare tydeligt på:

  • Hvilket problem skal løses?
  • Hvilke arbejdsgange påvirkes?
  • Hvordan måles succes?
  • Hvilke krav er ufravigelige?
  • Hvilke kompromiser kan accepteres?
  • Hvordan passer løsningen ind i den langsigtede strategi?

Når de spørgsmål er besvaret, bliver valget af løsning langt mere objektivt og mindre præget af mavefornemmelser eller salgsmateriale.

Kort opsummeret

Den rigtige IT-løsning vælges ikke på funktioner eller teknologi. Den vælges, når virksomheden har klarhed over behov, arbejdsgange og mål.

Når den klarhed er på plads, bliver valget langt enklere – og langt mindre risikabelt.